L'obtention de ce label passe par plusieurs étapes.
Etape 1 : Soumettre les docuements de candidature
- L'établissemnt contacte l'opérateur national pour manifester son intérêt.
- Green Key Management examine l’éligibilité de l’établissement.
- Les établissements éligibles reçoivent les informations sur les critères et le processus de certification ainsi que les détails sur la documentation requise Afin de postuler, veuillez trouver le document ci-joint à remplir en fonction de votre type d’établissement
- Hôtels, appart-hôtels, résidences de tourisme et auberges de jeunesse (HAHRTAJ)
- Campings, villages et centres de vacances (CVV)
- Petits hébergements (PH)
- Centres de conférences (CC)
- Restaurants (R)
- Musées, centres d’interprétation et parcs à thème (MCIPT)
Une fois votre formulaire remplis, vous pouvez nous le renvoyer par mail à l'adresse suivante : green-key@canopea.be
Tips : pour vous présenter la certification et vous aider à préparer votre dossier, nous organisons plusieurs workshops au cours de l'année ; intéressé(s) ? contactez-nous via l'adresse green-key@canopea.be
Etape 2 : Audit de certification sur site
Une fois la demande examinée, un auditeur tiers est chargé de réaliser un audit de certification sur site.
Planification de l’audit
L’auditeur contacte l’établissement pour fixer la date de l’audit.
L’établissement demandeur paie les frais annuels de l’organisme de certification ainsi que les frais de l’auditeur.
Avant l’audit sur site, l’auditeur reçoit tous les documents de demande de Green Key Management.
Processus d’audit
L’ audit de certification sur site comprend généralement :
-
Réunion d’ouverture
-
Vérification des documents (pouvant également être effectuée à l’avance)
-
Inspection visuelle de l’établissement
-
Résumé de l’audit et discussion finale
L’audit dure généralement de 2 à 6 heures, selon la taille et le nombre d’employés de l’établissement.
Après l’audit, l’auditeur prépare un rapport d’audit décrivant les résultats.
Résultats possibles
R - Conformité totale
Le rapport d’audit est envoyé à l’organisme de certification pour examen final et décision.
B - 1–5 Non-conformités
L’établissement doit soumettre des preuves supplémentaires répondant aux non-conformités.
La documentation doit être soumise dans un délai de deux mois.
L’auditeur examine les preuves supplémentaires et transmet le rapport d’audit à l’organisme de certification pour examen final et décision.
C - Plus de 5 non-conformités
L’établissement doit soumettre des preuves supplémentaires et subir un audit de suivi sur site.
La documentation doit être soumise dans un délai de deux mois.
L’auditeur examine les preuves supplémentaires, effectue l’audit de suivi et transmet le rapport d’audit à l’organisme de certification pour examen final et décision.
Veuillez noter que l’établissement doit prendre en charge des frais supplémentaires d’audit et de déplacement.
(*) : cliquez ici pour connaître le montant des cotisations :
Etape 3 : Décision de certification
Une entité indépendante (Organisme de certification) examine le rapport d’audit final et décide si l’établissement respecte pleinement les critères requis de la clé verte.
La direction Green Key informe l’établissement.
Si la certification est accordée, Green Key Management envoie le certificat valable pour deux ans.
Les nouveaux labellisés et les établissements ayant renouvelé leur certification sont présentés lors de la cérémonie annuelle de remise des certificats ; les labellisations et les renouvellements sont également annoncés par voie de presse ; tous les détenteurs de la certification reçoivent leur plaque et leur certificat Green Key.
Etape 4 : Conformité continue pendant la période de certification :
Pendant la période de certification, l’établissement doit continuellement se conformer aux exigences de la clé verte.
Si l’établissement ne peut pas maintenir la conformité, il doit informer Green Key immédiatement afin que la certification puisse être temporairement suspendue.
Gestion des plaintes
Si des plaintes sont reçues pendant la période de certification :
L’établissement doit répondre aux demandes de l’organisme de certification.
Si la plainte est confirmée, l’établissement doit corriger les non-conformités.
La certification peut rester suspendue jusqu’à ce que la conformité soit rétablie.
Activités de surveillance
Entre 8 et 14 mois après la certification, l’établissement doit faire l’objet d’activités de surveillance.
Cela inclut la fourniture de documents mis à jour démontrant la conformité continue avec certains critères de Green Key identifiés par Green Key.
Si les activités de surveillance révèlent des non-conformités :
L’établissement doit corriger ces problèmes.
La certification peut rester suspendue jusqu’à ce que la conformité soit rétablie.
Les établissements certifiés doivent également payer la taxe annuelle Green Key (cotisation de participation) et la cotisation annuelle de l’organisme de certification pour maintenir la certification.
Pour toutes questions, veuillez-vous adresser à l'opérateur du label via l'adresse : green-key@canopea.be